home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ MacFormat 1994 November / macformat-018.iso / Demos / M.Y.O.B. Accounting Demo / M.Y.O.B. Demo / M.Y.O.B. Demo.rsrc / STR#_10032.txt < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1994-08-31  |  3.7 KB  |  171 lines
  1. Settle Credits
  2.  
  3. ÀáApply to Open InvoiceÀá
  4.  
  5. All invoices for this customer are displayed.  Open invoices are displayed 
  6.  
  7. first, followed by pending invoices and then by closed invoices.
  8.  
  9.  
  10.  
  11. Àá    ID NumberÀá
  12.  
  13.     The ID Number identifies this transaction within the Sales & Receivables 
  14.  
  15.     Journal.  M.Y.O.B. sorts Sales & Receivables Journal transactions by 
  16.  
  17.     journal ID number within date.  You may enter up to 8 characters, using 
  18.  
  19.     any combination of numbers and letters.  M.Y.O.B. provides a default ID 
  20.  
  21.     number with the prefix SJ (for Sales & Receivables Journal) followed by 
  22.  
  23.     a 6-digit number.  M.Y.O.B. allows duplicate ID numbers, however it is 
  24.  
  25.     not recommended.
  26.  
  27.  
  28.  
  29. Àá    DateÀá
  30.  
  31.     All transactions within the Sales & Receivables Journal are sorted by 
  32.  
  33.     transaction date.  You may not enter a date prior to the conversion date or 
  34.  
  35.     in a prior fiscal year.  If you enter a future date, M.Y.O.B. accepts it, but 
  36.  
  37.     only after warning you that the date is probably in error.
  38.  
  39.  
  40.  
  41. Àá    Credit AmountÀá
  42.  
  43.     M.Y.O.B. displays the amount of the credit.  You may change it to a lesser 
  44.  
  45.     amount. You may not increase it.
  46.  
  47.  
  48.  
  49.     M.Y.O.B. allows you to type the dollar amount using numbers, commas, 
  50.  
  51.     periods and dollar signs.  Improperly formed amounts are disallowed and 
  52.  
  53.     decimal amounts are rounded to the nearest penny.
  54.  
  55.  
  56.  
  57. Àá    MemoÀá
  58.  
  59.     Enter whatever you‚Äôd like.  Memos can be up to 255 characters, but 
  60.  
  61.     because of report display limitations, it is most useful to limit your 
  62.  
  63.     memos to 40 or 50 characters.
  64.  
  65.  
  66.  
  67. Àá    Invoice NumberÀá
  68.  
  69.     This is the number of the previous sale to this customer.
  70.  
  71.  
  72.  
  73. Àá    StatusÀá
  74.  
  75.     Invoices that have a positive balance are 'open.'  Invoices with a zero 
  76.  
  77.     balance are 'closed.'  Invoices placed in the pending file are 'pending.'
  78.  
  79.  
  80.  
  81. Àá    AmountÀá
  82.  
  83.     This is the current amount due, net of previous payments or applied 
  84.  
  85.     credits, on the invoice.
  86.  
  87.  
  88.  
  89. Àá    DiscountÀá
  90.  
  91.     If the customer is entitled to an early payment discount (see Tax & Credit 
  92.  
  93.     Terms in Chapter 7), a discount amount appears here.
  94.  
  95.  
  96.  
  97.     You may override the discount.
  98.  
  99.  
  100.  
  101.     Note:  Discounts are recorded only when settling the entire balance due of 
  102.  
  103.     an invoice.  Consider a $100 balance with a $2 discount.  The Total Due is 
  104.  
  105.     $98.  Apply, say, $75 to this invoice.  When you record it, the $2 
  106.  
  107.     discount is ignored.  The next time you see this invoice, it will have a $25 
  108.  
  109.     (not $23) balance.  
  110.  
  111.  
  112.  
  113. Àá    Amount AppliedÀá
  114.  
  115.     M.Y.O.B. defaults to the Amount Due or the unapplied remainder of the 
  116.  
  117.     Credit Amount, whichever is less.  You may apply the credit amount to 
  118.  
  119.     more than one invoice.
  120.  
  121.  
  122.  
  123.     Note:  Applying a credit to an open or closed invoice does not change the 
  124.  
  125.     customer‚Äôs receivable balance.  It simply re-assigns the money from a 
  126.  
  127.     credit invoice to a regular invoice.  Applying a credit to a pending invoice 
  128.  
  129.     does change the customer‚Äôs balance, because the money is moved from 
  130.  
  131.     receivables to your linked deposits liability account.
  132.  
  133.  
  134.  
  135.     See Chapter 4 of your User's guide for examples of applied credits.
  136.  
  137.  
  138.  
  139. Àá    RecordÀá
  140.  
  141.     The transaction is recorded in the sales journal as an equal debit and 
  142.  
  143.     credit.  Since neither the customer's balance nor your receivable balance 
  144.  
  145.     has changed these entries are made for audit trail purposes. 
  146.  
  147.  
  148.  
  149. ÀáWrite a Refund CheckÀá
  150.  
  151. Verify the Check Number, Date, Amount, Payee and Memo of the check.  
  152.  
  153. See Write Checks in Chapter 3 for more information about these fields.
  154.  
  155.  
  156.  
  157. You may reduce the amount of the refund, but you may not increase it 
  158.  
  159. above the credit amount.
  160.  
  161.  
  162.  
  163. Àá    RecordÀá
  164.  
  165.     The transaction is recorded in the Cash Disbursements journal.  Your 
  166.  
  167.     checking account is decreased (credited) by the amount of the check.  The 
  168.  
  169.     receivable balance for this customer is increased (debited).
  170.  
  171.